Tilausajojen hankinta on Sarastian asiakkaille jatkossa helppoa ja kustannustehokasta

Pienenkin kuntaorganisaation tilausajoihin käyttämä summa ylittää helposti kilpailutuskynnysarvon. Siksi Sarastia on yhdessä Aittakoodi Oy:n kanssa luonut julkiselle sektorille soveltuvan tilausajojärjestelmän, jonka kautta yksittäisen tilausajon ostaminen on helppoa, nopeaa, kustannustehokasta ja hankintalain mukaista.

Kesäkuun lopulla julkaistiin Sarastian hankintapalveluiden käyttöön uusi verkkopalvelu Sarastia.tilausajot.net, jonka kautta Sarastian asiakkaat voivat minikilpailuttaa yksittäisiä tilausajoja. Kesän aikana järjestelmää on testattu ja hienosäädetty. Elokuun alkupuolella järjestelmän kautta on tehty onnistuneesti ensimmäiset asiakastilaukset.

Sarastian järjestelmä kehitettiin yhdessä Aittakoodi Oy:n kanssa. Järjestelmä perustuu vastaavaan ideaan tilausajojen sähköisestä kilpailuttamisesta, kuin Aittakoodin yksityisen sektorin asiakkaille tarkoitettu palvelu Tilausajot.net. Sarastian ratkaisu on kuitenkin hankintalain mukainen ja julkisen sektorin tarpeisiin suunniteltu. Jokaisen järjestelmää käyttävän asiakkaan tausalla on lainmukainen tilausajokilpailutus. Sarastia kilpailutti keväällä asiakkaidensa tilausajotoimijoita ensimmäistä kertaa siten, että perustettu tilausajojen puitejärjestely perustuu puitesopimuskumppanien sähköiseen kilpailuttamiseen.

Tilausajot muodostavat vaikean julkisen hankinnan kohteen

Julkisen hankinnan kannalta tilausajojen hankinnan yleisiä ongelmia ovat olleet pienistä hankinnoista koostuva kokonaiskustannus, hajautettu hankintavastuu, työaikakustannukset sekä hankintahintojen määrittäminen. Usein tilausajot on helpointa hankkia tapauskohtaisesti tarpeen mukaan, mutta kilpailutuskynnysarvon ylittävä kokonaiskustannus edellyttää jonkinlaista julkisesti kilpailutettua puitesopimusta. Edes puitesopimuskilpailutus ei kuitenkaan poista käytännön haasteita: tilausajon hinta vaihtelee yleensä voimakkaasti tilaushetken, reitin ja saatavilla olevan resurssin mukaan, jolloin yksittäisen ajon hintaa on vaikeaa sopia yhdellä isolla kilpailutuksella. Löyhät puitejärjestelyt puolestaan edellyttävät jatkuvaa minikilpailuttamista.

Koska yksittäisen tilausajon hankintahinta on pääsääntöisesti muutamia satoja euroja ja palveluntuottajia on lukuisia, voi ilman sopimusta tehtävien tilausajojen vuosittainen kokonaiskustannus jäädä hankkijaorganisaatiossa helposti pimentoon. Kuitenkin pienistä tilauksista muodostuu herkästi iso kustannus; pienehkönkin kuntaorganisaation vuosittaiset tilausajokustannukset nousevat normaalioloissa kymmeniintuhansiin euroihin. Vuosikustannusten ylittäessä 15.000 euroa, tulee julkisella hankintayksiköllä olla kilpailutettu hankintasopimus.

Sähköisellä minikilpailutuksella monenlaisia säästöjä

Sarastian ratkaisussa jokainen yksittäinen ajo kilpailutetaan sähköisesti Sarastia.tilausajot.net-palvelussa, jossa tarjouspyyntö lähtee asioivan asiakkaan puitesopimuskumppaneille. Näin ajettavalle reitille ja ajopäivälle saadaan aina paras hinta puitesopimuskumppanien joukosta. Kustannustehokkuuden lisäksi sähköinen minikilpailutus ehkäisee työaikahukkaa: valmiilla sähköisellä lomakkeistolla tehtävä kilpailutus on nopea ja helppo. Koko hankintaprosessi voidaan toteuttaa järjestelmässä hankintapäätöstä ja tilausta myöten, minkä jälkeen laskut ohjautuvat tilaajan mukaan oikeaan osoitteeseen. Koko kuntaorganisaation henkilöstö voidaan helposti ohjeistaa tilaamaan tilausajot samasta portaalista, jolloin myös organisaation ostodata kumuloituu yhteen paikkaan.

Prosessoidusta hankinnasta hyötyy myös palveluntuottaja. Käyttöön otettava palvelu tarjoaa ennakkoon kilpailutetuille liikennöitsijäyrityksille helpon tavan seurata ja vastata julkisen sektorin kuljetustarjouspyyntöihin reaaliaikaisesti. Yhden luukun periaate helpottaa myös tarjoamista, mikä näkyy erityisesti lyhyellä varoitusajalla julkaistavien tarjouspyyntöjen saamissa tarjousmäärissä.

Palvelu on avoin kaikille Sarastian asiakkaille

Sarastia.tilausajot.net on tarkoitettu ensisijaiseksi tavaksi järjestää Sarastian toteuttamien tilausajoyhteishankintojen ostoja. Sarastia kilpailuttaa tilausajotoimijat uusille asiakkaille sitä mukaa, kun asiakkaat osoittavat kiinnostusta palvelun käyttöönottoon. Tilausajojen yhteishankintaan osallistuminen on asiakkaalle aina maksutonta.

Tiedustelut palvelun hyödyntämiseen tai toimintaperiaatteisiin liittyen voi ohjata Sarastian hankintapalveluihin: hankinta@sarastia.fi; p. 050 366 8160